• 行政書士朝永芳枝事務所

遠い本籍地の戸籍謄本をとる方法



直接行かなくても大丈夫

先日、相続手続きをすべてご自分でされた方とお話しする機会があり、「亡くなられたお父様の戸籍書類を集めてまわった」と、遠く離れたところまで車で取りに行って疲れたよ~と話してくださいました。 現在では、ほとんどの役所で、証明書類などの郵送請求が可能です。直接窓口に出向かなくても良いので、大変便利です。オンライン請求が出来るともっと良いですが、まだまだでしょうか。


時間的余裕が必要

郵送ですと、郵送にかかる日数と、処理にかかる日数がプラスされますので、時間がかかります。とは言え、役所の取扱件数の多さなども関係してきますので、一律には言えません。私の経験上、とても優秀なスタッフのいらっしゃる八女市役所さんは、驚くほどの速さで送ってくださいましたのを覚えております。


必要書類を揃える

とりたい戸籍書類の内容によって、多少変動はしますが、申請書と本人確認書類、手数料、返信用封筒などが必要になります。 取り扱う戸籍書類の管轄がわからない場合は、インターネットなどで検索してみましょう。「地名+戸籍謄本」などと入力すれば、該当の市町村が見つかるとおもいます。 必要書類は、ほとんどの役所ではホームページに詳しく記載しています。申請書もダウンロードできるようになっているところが、ほとんどです。もちろん、電話などで問い合わせもできます(何度もかけるのはやめましょう) 婚姻や転籍などにより、申請者と亡くなられた方との関係がわかりにくい場合などには、申請理由を書いた用紙を入れておくとスムーズでしょう。


早く送っていただくコツ

面と向かってやり取りをする訳ではないので、書類がわかりにくかったりすると、電話のやり取りが増えたり、時間が余計にかかってしまうことがあります。以下の点を注意して、やってみましょう。

  1. 必要書類をしっかりそろえる 市町村などのホームページや電話などで確認した書類が不足しないように気を付けましょう。戸籍書類は誰でもとることができないので、亡くなった方との関係を証明する書類は、とくに忘れないようにしましょう。

  2. 手数料は多めに入れておく ほとんどの市町村では『定額小為替』で納付することになります。納付額が多い場合は返却してくださいますが、足りない場合は、先に戸籍書類だけを送ってくださることはありません。再度役所へ不足金額を納付するまで余計な時間がかかることになりますので、「足りないかも?」と思ったときは、多めにいれておきましょう。返信用の郵便切手も同様です。

  3. 連絡のつく電話番号を伝えておく 不備があったり、わかりにくいことがあると、役所から問い合わせがあります。平日の日中がメインなので、連絡のつきやすい電話番号などをお知らせしておきましょう。お仕事などで電話に出られない方は、折り返しかけ直すことができるように気を付けましょう。


まとめ

いかがでしたか? 遠くの本籍地でも郵送で請求ができるのは助かりますね。 当事務所でも遠隔地では、郵送を活用させていただきますが、一日でも早くやり取りができるように、工夫をしています。不足の書類や納付額が無いようにするのがコツです。1通だけだとわかっている場合は、良いのですが、何通あるかとってみるまで分からないというときは、是非コツを参考にやってみてください。

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